Порядок організації претензійно-позовної роботи в Міністерстві з питань житлово-комунального господарства України

МІНІСТЕРСТВО З ПИТАНЬ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ НАКАЗ від 29 вересня 2009 року N 307 Про затвердження Порядку організації претензійно-позовної роботи в Міністерстві з питань житлово-комунального господарства України З метою впорядкування покращення організації та запровадження єдиного порядку ведення претензійно-позовної роботи в Міністерстві наказую: 1. Затвердити Порядок організації претензійно-позовної роботи в Міністерстві з питань житлово-комунального господарства України далі - Порядок який додається. 2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства забезпечити неухильне виконання цього Порядку. 3. Держжитлокомунінспекції Мазурчаку О. В. забезпечити розробку Порядку організації претензійно-позовної роботи в Держжитлокомунінспекції. 4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою. Міністр О. Ю. Кучеренко ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства з питань житлово-комунального господарства 29.09.2009 N 307 Порядок організації претензійно-позовної роботи в Міністерстві з питань житлово-комунального господарства України 1. Загальні положення 1.1. Цей Порядок визначає механізм організації та ведення претензійної та позовної роботи далі - претензійно-позовна робота у Міністерстві з питань житлово-комунального господарства далі - Мінжитлокомунгосп . 1.2. Дія цього Порядку поширюється на всю претензійно-позовну роботу яка виникає в результаті діяльності Мінжитлокомунгоспу. 1.3. Керівництво претензійно-позовною роботою та контроль за її веденням здійснює Юридичне управління яке відповідно до цього Порядку представляє у встановленому законодавством порядку інтереси Мінжитлокомунгоспу в судах інших органах під час розгляду правових питань і спорів дає правову оцінку претензіям тощо. Недотримання відповідними посадовими особами цього Порядку є порушенням регламенту роботи Мінжитлокомунгоспу і тягне за собою відповідальність згідно з законодавством. 1.4. Керівники структурних підрозділів Мінжитлокомунгоспу зобов'язані не допускати фактів зволікань при розгляді претензій безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій доведення до суду безспірних позовів та здійснювати заходи щодо усунення причин та умов які породжують обґрунтовані претензії. 1.5. Представництво інтересів Мінжитлокомунгоспу здійснюється за довіреністю. 1.6. Претензійно-позовна робота повинна сприяти: забезпеченню виконання договірних зобов'язань у сфері діяльності Мінжитлокомунгоспу; економії та раціональному використанню матеріальних трудових фінансових та інших видів ресурсів; зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов що їх спричиняють; забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Мінжитлокомунгоспу що охороняються законом. 1.7. До претензійно-позовної роботи належить: підготовка одержання та складання документів необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів; пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів; підготовка відповідей відзивів заперечень заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами; захист інтересів Мінжитлокомунгоспу під час розгляду справ у судах; здійснення організаційно-технічних заходів реєстрація облік зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів ; забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням; розгляд аналіз узагальнення результатів претензійно-позовної роботи; підготовка висновків пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи. 2. Порядок пред'явлення претензій 2.1. Мінжитлокомунгосп з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником прав та інтересів звертається до відповідача з письмовою претензією крім спорів передбачених господарським процесуальним законодавством України на які не поширюється порядок їх досудового врегулювання. 2.2. За наявності підстав та обґрунтованих вимог матеріали для пред'явлення претензії готує Юридичне управління за поданням пропозицій та матеріалів відповідного структурного підрозділу. 2.3. Претензія складається відповідно до господарського процесуального законодавства України. 2.4. Претензія візується начальником Юридичного управління та підписується особою уповноваженою на здійснення представництва Мінжитлокомунгоспу за належним чином оформленим дорученням після чого надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. До претензії додаються довіреність чи інший документ наказ тощо що підтверджує повноваження представника Мінжитлокомунгоспу. 2.5. Юридичне управління реєструє претензію у журналі обліку вихідної кореспонденції здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей на претензії. У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію яке підписується в тому ж порядку що й сама претензія. 2.6. Претензія розглядається у місячний строк з дня її одержання якщо інше не визначено законодавством. 2.7. Про фактичне виконання претензії Юридичне управління здійснює відповідний запис у журналі обліку. В управлінні на кожну претензію оформляється окрема претензійна справа у яку підшиваються всі матеріали щодо розгляду претензії. 2.8. Якщо претензія боржником відхилена повністю або частково без належних підстав або залишена без відповіді Юридичним управлінням здійснюються дії по підготовці позову. 3. Порядок розгляду претензій 3.1. У разі надходження претензії до Мінжитлокомунгоспу вона в обов'язковому порядку надходить до Юридичного управління та реєструється в журналі обліку вхідної кореспонденції. 3.2. При перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини: наявність всіх документів що підтверджують обґрунтованість претензії; правильність складання розрахунку; наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії. 3.3. Якщо до претензії не додані всі документи необхідні для її розгляду вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання який не може бути менше п'яти днів не враховуючи часу поштового обігу. Строки розгляду претензій обчислюються з дня одержання претензії і продовжуються на час необхідний для досилання заявником на вимогу другої сторони додаткових документів. Перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання. 3.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали передаються Юридичним управлінням у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку через загальний відділ. 3.5. Структурний підрозділ який отримав претензійні матеріали повинен перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог. У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків службову перевірку та інші дії що забезпечують досудове врегулювання спору. Висновок підтверджений відповідними документами з претензійними матеріалами передається в Юридичне управління. 3.6. Юридичне управління з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання повне часткове претензії. 3.7. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви з яких претензія відхиляється з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються у необхідних випадках документи що спростовують претензійні вимоги повністю або частково. 3.8. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються подані до неї оригінали документів. 3.9. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і засіб її задоволення якщо вона не підлягає грошовій оцінці чи сума назва номер і дата розрахункового документа на перерахування цієї суми. 3.10. Відповідь на претензію візується начальником Юридичного управління та підписується особою уповноваженою на здійснення представництва Мінжитлокомунгоспу за належним чином оформленим дорученням. 3.11. Департамент фінансування та економічного аналізу Мінжитлокомунгоспу у триденний строк з дня перерахування коштів надає Юридичному управлінню копію платіжного доручення про перерахування заборгованості або інше підтвердження виконання претензії залежно від способу задоволення претензійних вимог. 3.12. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. 3.13. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення залишаються в Юридичному управлінні. 3.14. Результати розгляду вносяться в журнал обліку який веде Юридичне управління. 3.15. Залишення претензії без відповіді не допускається. 4. Ведення позовної роботи 4.1. Позовна робота включаючи підготовку матеріалів для пред'явлення позовів та відзивів та заперечень здійснюється Юридичним управлінням за участю структурних підрозділів до повноважень яких належать питання що потребують вирішення в судовому порядку. 4.2. Одержавши позовну заяву Юридичне управління реєструє її у журналі обліку вхідної кореспонденції вивчає вимоги викладені в позовній заяві аналізує їх. 4.3. Юридичне управління передає позовну заяву у відповідний структурний підрозділ який у п'ятиденний строк зобов'язаний надати висновок враховуючи специфіку питання що розглядається вирішення якого належить до сфери діяльності вказаного структурного підрозділу та необхідні документи по суті позовних вимог. 4.4. На основі одержаних документів Юридичне управління готує мотивований відзив заперечення який підписується особою уповноваженою на здійснення представництва Мінжитлокомунгоспу за належним чином оформленим дорученням. 4.5. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі чи порушення провадження у справі за резолюцією Міністра заступника Міністра відповідно до розподілу обов'язків Мінжитлокомунгоспу Юридичне управління з відповідним структурним підрозділом виконує вимоги цієї ухвали у строки визначені судом. 4.6. Юридичне управління дає правову оцінку документів переданих йому відповідним структурним підрозділом щодо їх обґрунтованості і законності та в процесі підготовки позовної заяви відзиву на позов та інших процесуальних документів має право вимагати від нього матеріали необхідні для ведення позовної роботи. Якщо переданих документів виявляється недостатньо або вони будуть оформлені неналежним чином Юридичне управління письмово встановлює строк для усунення недоліків. У разі коли структурний підрозділ не передав необхідні документи Юридичне управління повинно повідомити про це Міністра який має право накласти дисциплінарне стягнення на винних осіб відповідно до законодавства. 4.7. До позовної заяви відзиву на позов та інших процесуальних документів додаються всі необхідні докази що необхідні для даного виду документа відповідно до законодавства а також довіреність чи інший документ наказ тощо що підтверджує повноваження представника Мінжитлокомунгоспу. 4.8. Позовна заява відзив на позов або інший процесуальний документ подається до суду в письмовій формі і підписується особою уповноваженою на здійснення представництва Мінжитлокомунгоспу за належним чином оформленим дорученням та реєструється в журналі обліку вихідної кореспонденції Юридичного управління. 4.9. Позовна заява відзив на позов заперечення надсилаються суду а також сторонам відповідно до законодавства рекомендованим або цінним листом. 4.10. Юридичне управління Мінжитлокомунгоспу забезпечує його представництво під час розгляду справи. В обов'язковому порядку до участі в судовому засіданні залучається представник структурного підрозділу Міністерства до компетенції якого належать питання що потребують вирішення в судовому порядку у трудових спорах - представник структурного підрозділу з кадрової політики; у фінансових - представник структурного підрозділу з фінансово-економічних питань; у спорах пов'язаних з науковими розробками - представник структурного підрозділу з науково-технічної політики у спорах що виникають при укладанні зміні розірванні і виконанні господарських договорів - представник структурного підрозділу з відомчого контролю та адміністративного забезпечення тощо . Необхідність захисту прав та інтересів підвідомчих підприємств установ організацій у судах визначає Міністр у визначених Міністром випадках Мінжитлокомунгосп може довірити представництво інтересів керівникам цих підприємств установ організацій . 4.11. В Юридичному управлінні ведеться моніторинг судових справ де в електронному вигляді відображено графіки судових засідань та загальний реєстр судових справ які містять вичерпну інформацію про рух та результати розгляду справ. Також розробляються щомісячні графіки судових засідань. 5. Реєстрація та зберігання претензійно-позовних матеріалів 5.1. Претензійні та позовні матеріали одержані Міністерством реєструються загальним відділом як вхідна кореспонденція а ті що надсилаються - як вихідна кореспонденція. 5.2. Особа яка працює з кореспонденцією що надійшла повинна до претензійних та позовних матеріалів додати конверт який має штамп пошти з датою відправки що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної їх відправки. 5.3. При реєстрації претензій чи позовних заяв перевіряється наявність всіх документів зазначених в додатку до них. При відсутності або невідповідності документів зазначених в додатку працівниками загального відділу складається акт за підписом не менше трьох осіб. 5.4. Загальний відділ після реєстрації претензії чи позовної заяви і резолюції Міністра або його заступника в той же день передає ці документи в Юридичне управління яке здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і правову оцінку формує справу. 5.5. Особа яка згідно з посадовою інструкцією відповідає за функціонування та підтримку Моніторингу зобов'язана своєчасно вносити до нього інформацію про хід та результати розгляду справ за участю Мінжитлокомунгоспу та несе персональну відповідальність за своєчасність та достовірність внесення інформації до Моніторингу. 5.6. Претензійні та позовні матеріали Мінжитлокомунгоспу а також ті що надійшли до нього зберігаються в окремих папках. 5.7. Закінчені претензійні та позовні матеріали зберігаються Юридичним управлінням протягом трьох років до передачі їх на збереження до архіву. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності у якій вони були зареєстровані. Начальник Юридичного управління І. І. Крилова