Правила виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ СЛУЖБА БЕЗПЕКИ УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ Н А К А З N 98/118/740 від 25.11.93 Зареєстровано в Міністерстві м.Київ юстиції України 14 січня 1994 р. за N 8/217 Про затвердження Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку У зв'язку з прийняттям постанови Кабінету Міністрів України від 19 квітня 1993 р. N 283 "Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку" Н А К А З У Є М О: 1. Затвердити Правила виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку. Міністр В.о. Голови Заст.Міністра фінансів України Служби безпеки внутрішніх справ України Г.О.П'ятаченко Є.К.Марчук В.М.Недригайло Зміст стор. 1. Загальні положення 2 2. Вимоги до підприємств на яких виготовляють бланки цінних паперів і документів суворого обліку 4 3. Порядок оформлення замовлення на виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку 4 4. Вимоги до поліграфічного виконання бланків цінних паперів і документів суворого обліку 6 5. Порядок виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку 8 6. Вимоги до приймання тиражу виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку на склад готової продукції підприємства 10 7. Вимоги до упаковки бланків цінних паперів і документів суворого обліку 11 8. Порядок проведення експертизи 12 9. Порядок обліку сировини матеріалів напівфабри- катів готової продукції бланків цінних паперів і документів суворого обліку 12 10.Порядок знищення браку та відходів виробництва 15 Затверджено наказом Міністерства фінансів Служби безпеки Міністерства внутрішніх справ України від 25 15 24 листопада 1993 р. N 98/118/740 Правила виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Правила виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку розроблені відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 19 квітня 1993 р. N 283 "Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку". 1.2. Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку здійснюється тільки на державних спеціалізованих підприємствах які охороняються органами внутрішніх справ. Контроль за додержанням Правил та роз'яснення їх застосування здійснює Міністерство фінансів України. 1.3. Номенклатура бланків цінних паперів і документів суворого обліку що виготовляються за ліцензіями виданими Міністерством фінансів України: 1.3.1. Бланки цінних паперів: акції облігації внутрішніх республіканських і місцевих позик казначейські зобов'язання республіки ощадні сертифікати приватизаційні папери інші бланки передбачені чинним законодавством. 1.3.2. Бланки документів суворого обліку: документи що засвідчують особу подію освіту трудовий стаж тощо паспорт свідоцтво про народження одруження і розірвання шлюбу переміну прізвища імені по батькові; трудова книжка і вкладиш до неї; посвідчення водія службові військові ветеранів інвалідів; дипломи про освіту присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки листки тимчасової непрацездатності ; проїзні документи квитки на проїзд у залізничному морському річковому і повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи ; знаки поштової сплати поштові марки конверти з марками листівки з марками ; документи що обслуговують грошовий обіг книжки ощадні чекові депозитні; чеки грошові майнові розрахункові; бланки фінансування страхування; акредитиви; марки податкові митні; доручення на видачу коштів пенсій майна; сертифікати якості на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії ; бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей. 2. ВИМОГИ ДО ПІДПРИЄМСТВ НА ЯКИХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ БЛАНКИ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ 2.1. Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку на підприємстві допускається за наявності: 2.1.1. Спеціального поліграфічного обладнання призначеного для виготовлення продукції за номенклатурою вказаною в пункті 1.3. цих Правил. 2.1.2. Спеціальних технологічних процесів щодо виготовлення продукції включаючи виготовлення оригіналів зразків друкарських форм друкування їх нумерацію і обробку. Спеціальних технологій матеріалів обладнання та методів контролю що забезпечують достатній захист продукції від підробки та несанкціонованого тиражування. 2.1.3. Фахівців основних професій фотографів ретушерів друкарів палітурників тощо . 2.1.4. Спеціальних технічних та організаційних засобів охорони. 2.1.5. Ліцензії Міністерства фінансів України. 3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ЗАМОВЛЕННЯ НА ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ 3.1. Замовник бланків цінних паперів та документів суворого обліку подає заяву на їх виготовлення до Міністерства фінансів України Держзнаку України. У заяві слід вказати вид продукції відповідно до номенклатури вказаної в п.1.3. цих Правил тираж. Там же позначаються номери технічних засобів оперативного зв'язку дається гарантія оплати заява підписується керівником і головним бухгалтером та засвідчується печаткою. 3.2. До заяви додаються: - затверджений замовником текст який буде друкуватися на бланках; - макет розміщення тексту на бланках; - технічний опис бланків формат тираж кількість фарб кількість аркушів необхідність фальцовки тип обкладинки тощо ; - ескізний проект бланків з урахуванням можливості поліграфічного відтворення ; - копія документа на основі якого замовник має повноваження на випуск бланків; - рознарядка на відвантаження готової продукції. 3.3. Держзнак України реєструє в спеціальному журналі замовлення на виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку розробляє технологію і засоби захисту бланків з урахуванням можливостей підприємства що виготовляє бланки цінних паперів і документів суворого обліку і направляє всі документи замовлення на підприємство. 3.4. Між замовником і підприємством що виготовляє бланки цінних паперів і документів суворого обліку укладається договір в якому визначаються умови та термін виконання замовлення графік вартість. У разі непередбаченого збільшення суми договору розрахунки робляться виходячи з додаткової погодженої між сторонами ціни тиражу вимог до якості продукції тощо. Після укладання договору підприємство подає копію узгодженого графіка виготовлення замовлення до Держзнаку України. 3.5. Замовлення виконується із сировини та матеріалів підприємства що має право виготовляти бланки цінних паперів і документів суворого обліку якість яких узгоджується із замовником з урахуванням рекомендацій технології і засобів захисту. Може бути використана також сировина та матеріали замовника. 3.6. Замовлення на виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку підлягає обов'язковій реєстрації підприємством у книзі замовлень "Бланки цінних паперів і документів суворого обліку" яка повинна бути пронумерована прошнурована скріплена печаткою підприємства. Книга замовлень повинна мати такі реквізити: 1. Порядковий номер замовлення; 2. Найменування замовника; 3. Найменування бланків; 4. Дату надходження замовлення; 5. Тираж замовлення; 6. Дату розсилки контрольних примірників; 7. Дату видачі тиражу замовнику; 8. Фактично виданий тираж кількість ; 9. Позначення та номер акта про знищення технічних відходів; 10. Анулювання зробленого неправильного запису; 11. Примітку. Графи книги замовлень заповнюються регулярно в міру проходження замовлення. 4. ВИМОГИ ДО ПОЛІГРАФІЧНОГО ВИКОНАННЯ БЛАНКІВ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ 4.1. Поліграфічне виконання бланків цінних паперів і документів суворого обліку повинно відповідати нормативно-технічній документації що розробляється для кожного виду бланків. Не допускається застосування одного і того ж графічно-художнього оформлення оригіналів бланків різних видів та призначення. 4.2. Для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку використовується офсетний високий металографський орловський флексографський трафаретний способи друку або їх поєднання. При виготовленні бланків обов'язково використовується не менше двох способів друку. 4.3. Вибір способу друку бланків цінних паперів і документів суворого обліку визначається технічною оснащеністю підприємства і технологічними особливостями оригіналу. 4.4. Підприємства повинні виготовляти тільки у власному виробництві всі необхідні для виготовлення друкарських форм вихідні елементи: гільоші рельєфи малюнки гравюри штампи фотоформи тощо. 4.5. Цикл виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку включаючи виготовлення друкарських форм зразків нумерацію обробку повинен бути замкненим на одному підприємстві. Кооперація підприємств не дозволяється. 4.6. Тираж бланків цінних паперів і документів суворого обліку повинен друкуватись на папері одного гатунку і одного й того ж підприємства що виготовляє папір одним номером і однією серією фарб. Рекомендується друк цільними фарбами але допускається застосування двох або більше фарб з кратністю змішування 10%. Захисні фарби повинні бути тільки цільними і виготовленими на спеціалізованих підприємствах. 4.7. Підприємство повинно гарантувати виконання розроблених і затверджених Держзнаком України технологій і засобів захисту при виготовленні бланків цінних паперів і документів суворого обліку. 4.8. Нумерація бланків здійснюється нумераторами із заданим очком. Всі відбитки кожного заводського нумератора повинні бути зареєстровані в спеціальній книзі у Держзнаку України. 4.9. Бланки цінних паперів і документів суворого обліку повинні мати такі реквізити підприємства-виготовлювача: - повне або скорочене найменування підприємства що виготовило бланки цінних паперів та документів суворого обліку або його код; - номер замовлення; - дату рік і квартал випуску . За погодженням з Держзнаком України допускається інша номенклатура реквізитів. 5. ПОРЯДОК ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ 5.1. Для виконання замовлення відповідно до номенклатури що вказана в п. 1.3. цих Правил підприємство відділ головного технолога складає технічну специфікацію поліграфічного виконання замовлення в якій послідовно вказуються всі технологічні процеси. Окремо складається специфікація на захист бланків цінних паперів і документів суворого обліку. Складання специфікації повинно здійснюватись таким чином щоб обмежити коло осіб ознайомлених з повним циклом виготовлення бланків для чого кожному структурному підрозділу підприємства видається витяг із специфікації на виконання окремого технологічного процесу. Специфікація на виготовлення бланків затверджується головним інженером або головним технологом. Порядок складання специфікації для виконання окремого замовлення і витяг з неї на виконання окремого технологічного процесу встановлює підприємство за погодженням з Держзнаком України. 5.2. Виготовлення бланків повинно виконуватись відповідно до затвердженої для окремого замовлення специфікації при цьому передача фотоформ друкарських форм напівфабрикатів паперу з обов'язковим перерахунком їх кількості і відповідним записом у книзі обліку матеріальних цінностей від одного виконавця до іншого повинна здійснюватись через комори. 5.3. Контроль якості при виготовленні продукції підрозділами підприємства на всіх стадіях здійснюють контролери цих підрозділів. Вибірковий контроль якості здійснюється працівниками відділу технічного контролю ВТК . 5.4. Підприємство надсилає три контрольних примірники бланків цінних паперів і документів суворого обліку Держзнаку України і по одному - Міністерству внутрішніх справ України та Службі безпеки України з додатково виготовлених примірників з нульовою нумерацією. На підприємстві повинен бути створений спеціальний архів для зберігання контрольних примірників бланків цінних паперів по два примірники кожного бланка з нульовою нумерацією . Виготовлення додаткових примірників із нульовою нумерацією для надіслання до Держзнаку України Міністерству внутрішніх справ і Службі безпеки України для проведення експертизи щодо визначення рівня надійного захисту продукції від підробки здійснюється за рахунок замовника. На кожному контрольному примірнику підприємство представляє штамп з позначкою "Контрольний примірник". Зразки бланків цінних паперів і документів суворого обліку із позначкою "Зразок" підприємство надсилає додатково по одному примірнику бланків до Криміналістичного центру МВС України для використання при проведенні різних криміналістичних досліджень. 5.5. Папір напівфабрикати технічні відходи та готові вироби на час обідньої перерви та після закінчення роботи здаються на зберігання до комори цеху за переліком під розписку комірника у книзі матеріальних цінностей. Під час обідньої перерви залишення паперу напівфабрикатів і виробів цінних паперів і документів суворого обліку допускається тільки у випадках: - якщо не менше 2-х робітників бригади яка виконує замовлення залишається на робочому місці для догляду за цінностями за умови що бригада складається з трьох робітників і більше; - коли вироби залишаються на ізольованій дільниці яка зачиняється і опломбовується за умови одночасного виходу всіх виконавців і одночасного їх входу. 5.6. На кожному технологічному процесі при виготовленні бланків цінних паперів і документів суворого обліку як правило повинно працювати не менше двох робітників-виконавців. 5.7. Проведення технологічних операцій здійснюється згідно з вимогами технологічних інструкцій. 5.8. На підприємстві повинна бути розроблена така схема виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку щоб на остаточному етапі виготовлення продукції були відображені на контрольному ярлику замовлення всі виконавці які працювали над замовленням починаючи з процесу друкування і до останнього процесу виготовлення продукції і цей ярлик повинен надійти до замовника. 5.9. Уся документація по виготовленню замовлення яка повинна надходити до цеху після виконання роботи по кожному структурному підрозділу включаючи витяг специфікації контрольні зразки пробні відбитки шкали оригінали макети підписані аркуші повертається до виробничого відділу і зберігається в спеціальному архіві. 6. ВИМОГИ ДО ПРИЙМАННЯ ТИРАЖУ ВИГОТОВЛЕНИХ БЛАНКІВ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ НА СКЛАД ГОТОВОЇ ПРОДУКЦІЇ ПІДПРИЄМСТВА 6.1. Приймання тиражу виготовлених бланків цінних паперів і документів суворого обліку проводиться відділом технічного контролю підприємства шляхом суцільного контролю. Контроль виконання заходів по захисту бланків здійснюється вибірково. 6.2. Показники якості поліграфічного виконання бланків цінних паперів і документів суворого обліку повинні відповідати нормативно-технічній документації. 6.3. Кожен тираж бланків цінних паперів і документів суворого обліку супроводжується контрольним ярликом який має такі дані: - номер замовлення; - дату; - штампи всіх виконавців починаючи з друкаря. 6.4. Після приймання відділом технічного контролю тираж виготовлених бланків цінних паперів і документів суворого обліку передається на склад готової продукції а всі технічні відходи та брак передаються та зберігаються окремо в цеховій коморі до моменту знищення термін якого погоджується із замовником. 6.5. Відділ технічного контролю повинен мати контрольний журнал обліку в якому ведеться перелік виготовлених бланків відповідно до номенклатури що вказана в пункті 1.3. цих Правил відходів та браку. 7. ВИМОГИ ДО УПАКОВКИ БЛАНКІВ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ 7.1. Для пакування бланків цінних паперів і документів суворого обліку застосовується папір картон ящики з гофрованого картону. Бланки цінних паперів і документів суворого обліку повинні пакуватись так щоб забезпечувалось зберігання всього тиражу продукції. 7.2. Пакувальна одиниця обв'язується полімерною стрічкою або іншими обв'язувальними матеріалами та обов'язково обклеюється з усіх боків клейкою стрічкою яка повинна забезпечувати захист від несанкціонованого відкриття клейка стрічка повинна бути тільки одноразового використання . 7.3. На одному з боків пакувальної одиниці наклеюється паперовий ярлик з такими реквізитами: - найменування підприємства що виготовило замовлення; - номер замовлення; - найменування замовлення; - кількість примірників у пачці; - номери технічних умов; - позначка ВТК; - штамп пакувальника; - маніпуляційні знаки. 7.4. За домовленістю між підприємством і замовником маркірувальний ярлик може доповнюватись іншими даними. 7.5. У кожну пакувальну одиницю вкладається контрольний ярлик з позначкою виконавців замовлення. 8. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ 8.1. Експертиза бланків цінних паперів і документів суворого обліку проводиться на вимогу замовника та за його рахунок. Експертиза проводиться Держзнаком України. 9. ПОРЯДОК ОБЛІКУ СИРОВИНИ МАТЕРІАЛІВ НАПІВФАБРИКАТІВ І ГОТОВОЇ ПРОДУКЦІЇ БЛАНКІВ ЦІННИХ ПАПЕРІВ І ДОКУМЕНТІВ СУВОРОГО ОБЛІКУ 9.1. Керівництвом підприємства встановлюється єдиний порядок одержання витрачання обліку і зберігання сировини матеріалів напівфабрикатів та готової продукції. Перелік матеріалів які підлягають обліку: - папір; - фотоплівка; - фотоформи гравюри штампи; - друкарські форми; - нумератори; - оздоблювальні матеріали з системами захисту; - фарби із захисними елементами; - технологічні засоби захисту продукції або напівфабрикатів. 9.2. Витрачання матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку повинно відбуватися в межах встановлених норм витрат згідно із затвердженою підприємством технологією. Норми витрат матеріалів в технологічних процесах затверджуються Держзнаком України а по кожному конкретному замовленню - керівником підприємства. При розрахунках норм витрат матеріалів по кожному конкретному замовленню слід виходити з оптимальних технологічних режимів замовлення та найбільш раціональних режимів використання матеріалів. 9.3. Підприємства не мають права використовувати матеріали з яких виготовляються бланки цінних паперів та документів суворого обліку для виготовлення замовлень не зазначених в номенклатурі що вказано в пункті 1.3. цих Правил. 9.4. Зберігання матеріалів на підприємствах повинно бути організовано таким чином щоб була забезпечена повна схоронність їх від крадіжок пожеж і пошкодження в усіх місцях знаходження в процесі виробництва і транспортування. Зберігання матеріалів напівфабрикатів готової продукції повинно бути зосереджено в спеціально обладнаних сучасними технічними засобами охорони коморах складах або у матеріально відповідальних осіб з якими повинні бути укладені письмові договори про матеріальну відповідальність відповідно до діючого законодавства. 9.5. Матеріали видані під розписку виконавцю повинні зберігатись в індивідуальній скрині яка зачиняється. Після закінчення робочого дня зміни ця скриня в опечатаному вигляді здається до комори або сейфу. Забороняється залишати без догляду матеріали на відкритих стелажах столах у виробничих приміщеннях. 9.6. Перевезення матеріалів з яких будуть виготовлені бланки та готової продукції може здійснюватись працівниками підприємства на транспорті з охороною. При цьому повинно бути вжито всіх необхідних заходів щодо збереження матеріалів. Відпуск матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку та готової продукції для транспортування працівниками без забезпечення їх транспортом і охороною забороняється. 9.7. Облік матеріалів на підприємствах повинен забезпечувати суворий контроль за раціональним їх використанням за цільовим призначенням економним і ефективним витрачанням у межах затверджених норм а також за збереженням матеріалів на всіх стадіях і операціях технологічної обробки. 9.8. Облік матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку у коморах цехових кладових складах та інших місцях зберігання повинен здійснюватись в облікових документах суворого обліку типових формах картках складського обліку книгах суворого обліку тощо зареєстрованих у бухгалтерії що видаються матеріально відповідальним особам під розписку. У книгах суворого обліку які використовуються для ведення обліку матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку до початку запису нумеруються та прошнуровуються усі сторінки. На звороті останнього аркуша книги за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства або їх заступників робиться напис: "У цій книзі всього пронумеровано та прошнуровано сторінок аркушів ". Підписи скріплюються печаткою підприємства. 9.9. Передача матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку від однієї підзвітної особи іншій з одного цеху дільниці бригади лабораторії до іншого проводяться тільки через склади комори кладові. Ці операції обов'язково оформляються документами. 9.10. Видача матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку виконавцю провадиться тільки у підзвіт з поаркушним поекземплярним перерахуванням у присутності виконавця. Видані у підзвіт матеріали можуть списуватись з підзвітних осіб тільки після здавання матеріалів на склад до комори у вигляді готової продукції напівфабрикатів відходів браку сировини тощо. 9.11. Оперативний облік матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів та документів суворого обліку які знаходяться на робочих місцях здійснюється в книгах роздавальних відомостях маршрутних листах. У цих документах повинні вказуватись усі необхідні реквізити матеріалів дати видачі виконавцю та дата здавання з підзвіту. Оперативний облік повинен виявляти відхилення фактичного витрачання від діючих норм. 9.12. За організацію обліку матеріалів для виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку на підприємстві несуть відповідальність керівник головний бухгалтер підприємства та керівники цехів відділів інших структурних підрозділів. 10. ПОРЯДОК ЗНИЩЕННЯ БРАКУ ТА ВІДХОДІВ ВИРОБНИЦТВА 10.1. Усі технічні відходи друкарські форми та поліграфічний брак підлягають обов'язковому знищенню. При знищенні мають бути присутні члени комісії яка складається з представників керівництва структурного підрозділу режимно-таємного відділу виробничого відділу і ВТК підприємства що виготовляє бланки цінних паперів і документів суворого обліку а також безпосереднього виконавця. Комісія складає акт знищення. За 15 днів до знищення підприємство повідомляє про це Держзнак України і замовника які можуть направити своїх представників для участі у знищенні відходів друкарських форм та поліграфічного браку. Порядок роботи комісії розробляє і затверджує за погодженням з Держзнаком України підприємство. 10.2. Не підлягають знищенню фотоформи гравюри сигнальні примірники які зберігаються до заміни оригіналу бланка цінних паперів і документів суворого обліку або вказівки замовника. 10.3. При знищенні друкарських форм гартові стереотипи сплавляються або деформуються: паперові матриці спалюються а пластмасові подрібнюються негативи і діапозитиви змиваються кліше і гравюри забиваються гумові стереотипи ріжуться на смуги шириною не більше двох сантиметрів. Різання гумових стереотипів здійснюється в присутності представника стереотипної дільниці. Для оформлення знищення формних виробів комірник складає докладну відомість на ці вироби. До відомості включаються всі формні вироби які підлягають знищенню або непридатні або такі що не підлягають подальшому використанню. Відомість подається на погодження начальнику виробничого відділу після чого вона передається на затвердження директору підприємства. Після затвердження директором складається акт на знищення формних виробів. 10.4. Утворені технічні відходи виробництва приправка приводка брак у процесі друку оформлюються актом на технічні відходи. Технічні відходи приправочні аркуші друкарський брак підлягають обов'язковому знищенню з складанням акта на знищення. До знищення технічні відходи зберігаються в коморі цеху. 10.5. Відходи паперу зрив та залишки на втулках які утворилися при різанні паперу на аркуші і при друкуванні на ролевих машинах підлягають обліку зберіганню і подальшому обов'язковому знищенню шляхом розрізання на смуги завширшки не більше 20 міліметрів з оформленням акта. Знищення відходів та залишки паперу здійснюється після повної здачі тиражу замовнику і за погодженням з ним.