Інструкція про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України

Додаток N 1 до наказу Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 22 травня 2007 р. N 19 Інструкція про порядок розгляду пропозицій заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України 1. Загальні положення 1.1. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України "Про звернення громадян" Указами Президента України від 13 серпня 2002 р. N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та від 14 квітня 2004 року N 434/2004 "Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів" та постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування об'єднаннях громадян на підприємствах в установах організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації". 1.2. Розгляд пропозицій зауважень заяв клопотань скарг і прийом громадян є важливою ділянкою роботи Міністерства регіонального розвитку та будівництва України далі - Міністерство засобом отримання інформації про недоліки в роботі Міністерства однією з форм зміцнення і розширення зв'язків із широкими верствами населення дієвим засобом у розбудові правової держави України. 1.3. У роботі із письмовими та усними зверненнями громадян потрібно забезпечувати поважне ставлення до людей уважний підхід до їх потреб та запитів. 1.4. Усі звернення громадян що надходять до Міністерства підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" видами: на пропозиції заяви та скарги. Подальший розгляд та вирішення пропозицій заяв та скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей їх розгляду встановлених статтями 14 15 та 16 названого Закону України. 2. Первинний розгляд облік та зберігання звернень громадян 2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та вирішуються посадовими особами Міністерства під час особистих прийомів громадян які проводяться згідно із затвердженим графіком. Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо то вони розглядаються в тому самому порядку що й при письмовому зверненні. За результатами розгляду звернення громадянину повідомляється письмово про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці. 2.2. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції відповідного органу чи установи та призначення за ними конкретного виконавця. Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться першим заступником заступниками Міністра. 2.3. Діловодство пов'язане з пропозиціями зауваженнями заявами клопотаннями і скаргами громадян та контроль за їх виконанням здійснюються окремо від інших видів діловодства і покладаються на Департамент із забезпечення діяльності Міністра та Колегії та на спеціально визначених для цього посадових осіб діловодів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства. Пропозиції заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії. 2.4. Звернення може бути подане особисто як окремою особою індивідуальне так і групою осіб колективне чи надіслано поштою. Громадянин може подати звернення також через уповноважену на це іншу особу якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками. Скарга в інтересах громадянина може бути подана іншою особою трудовим колективом або організацією яка здійснює правозахисну діяльність за умови що отримали від громадянина відповідні повноваження оформлені згідно з чинним законодавством. У зверненні вказуються прізвище ім'я та по батькові місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко підписане заявником заявниками із зазначенням дати. Звернення оформлене без дотримання цих вимог повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше як через десять днів від дня його надходження крім випадків передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Письмове звернення без зазначення місця проживання не підписане автором авторами а також таке з якого неможливо встановити авторство визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання якщо перше вирішено по суті а також ті скарги які подані з порушенням термінів передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" та звернення осіб визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівництво Міністерства про що повідомляється особі яка подала звернення. 2.5. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа Міністерства на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер. Конверти в яких надійшли звернення зберігаються разом з матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання пропозицій заяв і скарг після чого знищуються. 2.6. Усі пропозиції заяви і скарги що надійшли приймаються та централізовано реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації пропозицій заяв і скарг громадян додаток 2 та на реєстраційно-контрольних картках додаток 1 придатних для оброблення на персональних комп'ютерах після розгляду керівництвом. Облік особистого прийому громадян ведеться помічниками секретарями Міністра першого заступника заступників Міністра в журналі обліку особистого прийому громадян додаток 3 . Письмові пропозиції заяви і скарги подані під час особистого прийому також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках придатних для оброблення персональними комп'ютерами та в журналах додатки 1 2 . 2.7. Під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс який присвоюється один раз на рік. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника порядкового номера пропозиції заяви скарги що надійшла та позначення про вид документа зв. ск. і т.ін . Пропозиції заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання що надійшли на розгляд до Міністерства дублетні обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції заяви і скарги з доданням порядкового номера що проставляється через дріб наприклад: Д-401 Д-401/2 Д-401/3. У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того самого питання надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами організаціями підприємствами засобами масової інформації за належністю для їх вирішення по суті до Міністерства якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту. 2.8. Повторними вважаються звернення в яких: 2.8.1. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась. 2.8.2. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання порушене в першому зверненні. 2.8.3. Звертається увага на інші недоліки допущені при вирішенні попереднього звернення. 2.9. Причини повторного звернення громадянина розглядаються керівництвом Міністерства. Якщо воно викликане порушенням установленого порядку розгляду то до посадових осіб які припустилися порушення прав громадянина вживаються відповідні заходи реагування. 2.10. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження; надіслати за належністю до іншого відомства якщо питання порушені у зверненні не входять до компетенції Міністерства про що одночасно повідомляється заявнику; залишити без розгляду за наявності підстав визначених у статті 8 Закону України "Про звернення громадян": письмове звернення без зазначення місця проживання не підписане автором а також таке з якого неможливо встановити авторство; повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання якщо перше вирішено по суті; звернення осіб визнаних судом недієздатними. 2.11. Якщо у зверненні поряд з питаннями що належать до компетенції Міністерства порушуються питання які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування то при наданні відповіді на звернення Міністерством громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих питань. 2.12. На звернення взяте під контроль заповнюється контрольна картка у двох примірниках один з яких надходить до контрольної картотеки а другий разом із зверненням вручається виконавцеві додаток 4 . 2.13. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках Міністерства і підписуються керівниками Міністерства. 2.14. Документи у справах розміщуються за територіальним або алфавітним принципом у хронологічному порядку. Кожна пропозиція заява скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи їх комплектність. Невирішені звернення а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється. 2.15. Після фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії з написом "До справи" і підписом посадової особи яка прийняла рішення за посадою не нижче заступника Міністра. Документи й листування щодо звернень громадян з часу надходження їх до Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії і до передачі в архів централізовано зберігаються у відділі з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії. Схоронність документів і листування щодо звернень громадян у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства забезпечується керівниками відповідних структурних підрозділів і посадовими особами відповідальними за діловодство. 2.16. Терміни зберігання документів за пропозиціями заявами і скаргами визначаються затвердженими керівниками організацій номенклатурами справ що утворюються в процесі їх діяльності. Звернення громадян що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі установ організацій підприємств або про усунення серйозних недоліків та зловживань зберігаються постійно та надходять до держархівів. Звернення громадян особистого та другорядного характеру незалежно від того чи підлягають вони передачі до держархівів чи ні зберігаються протягом 5 років. 3. Розгляд та вирішення звернень громадян 3.1. Посадові особи Міністерства при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вникати в їх суть у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин вживати інших заходів для об'єктивного вирішення порушених автором звернення питань з'ясування й усунення причин та умов які спонукають авторів скаржитись. 3.2. Рішення які приймаються за зверненнями повинні бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа визнавши заяву такою що підлягає задоволенню зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення а в разі визнання скарги обґрунтованою - негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян. 3.3. Якщо про результати розгляду письмової пропозиції заяви скарги потрібно повідомити іншу організацію або у зверненні порушуються важливі питання діяльності Міністерства то вони беруться на контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп "Контроль". Рішення за результатами перевірки таких звернень приймаються керівництвом Міністерства. Пропозиції заяви і скарги на які даються попередні відповіді з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції заяви скарги. 3.4. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами перевірки якщо це не суперечить вимогам Закону України "Про інформацію". 3.5. Звернення та запити народних депутатів України які надійшли в інтересах громадян вирішуються протягом термінів установлених статтями 12 і 19 Закону України "Про статус народного депутата України". Розгляд звернень та запитів народних депутатів України береться під особливий контроль. Про результати розгляду такого звернення народному депутату України направляється відповідь за підписом Міністра. Запити та запитання депутатів місцевих рад які надійшли в інтересах громадян вирішуються протягом термінів установлених статтею 22 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад". 3.6. Звернення громадян що надійшли з редакцій газет журналів радіо й телебачення розглядаються Міністерством в терміни передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян". 3.7. Термін розгляду пропозицій заяв та скарг обчислюється з дня наступного за днем з якого починається строк таким днем є день їх надходження та реєстрації в Міністерстві по день направлення заявнику відповіді на його звернення. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на день неробочий то за останній день терміну вважається перший після нього робочий день. Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження враховуючи вихідні святкові та неробочі дні а ті які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними - невідкладно але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо то відповідальна особа письмово звертається до керівництва Міністерства згідно з розподілом повноважень із обґрунтуванням необхідності подовження терміну потрібного для остаточного розгляду звернення. Після отримання дозволу відповідальний виконавець готує лист за підписом першого заступника заступника Міністра згідно з розподілом повноважень яким повідомляє особу яка подала звернення щодо подовження терміну розгляду його звернення. При цьому загальний термін вирішення питань порушених у зверненні не може перевищувати 45 днів. 3.8. Звернення вважається вирішеним якщо розглянуті всі порушені в ньому питання прийнято обґрунтоване рішення та вжиті потрібні заходи щодо його виконання і заявника повідомлено про результати перевірки звернення і прийняте рішення. 3.9. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку готується тим структурним підрозділом Міністерства який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань і підписується керівником Міністерства або його заступниками. Пропозиції заяви та скарги Героїв України Героїв Радянського Союзу Героїв Соціалістичної Праці інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються керівництвом Міністерства особисто. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань викладених у зверненні приймається керівником Міністерства і доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи які вживались Міністерством для перевірки цього звернення. Якщо давалася усна відповідь то складається відповідна довідка яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку журналі фіксується що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді. 3.10. Міністерство розглядає звернення громадян без стягнення за це плати. 4. Особистий прийом громадян 4.1. Особистий прийом громадян керівництвом Міністерства проводиться в спеціально виділеній кімнаті або у службовому кабінеті в установлені графіком дні та години. 4.2. На особистий прийом до керівництва Міністерства проводиться попередній запис помічниками секретарями Міністра першого заступника заступників Міністра. 4.3. Прийом Героїв України Героїв Радянського Союзу Героїв Соціалістичної Праці інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово. 4.4. Прийом громадян в інші дні крім неділі та святкових проводиться спеціалістами відділу з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії. 4.5. Вхід громадян до спеціально виділеної кімнати або до службового кабінету в Міністерстві у встановлені дні та години вільний після оформлення перепустки та пред'явлення документів що посвідчують особу. 4.6. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства публікується в "Інформаційному бюлетені Міністерства регіонального розвитку та будівництва України" розміщується на веб-сайті Міністерства та в фойє будівлі Міністерства в доступному для вільного огляду місці. 4.7. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва Міністерства з'ясовується прізвище ім'я по батькові місце проживання громадянина зміст порушеного питання до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення визначається структурний підрозділ Міністерства до компетенції якого належить питання вивчаються документи інші матеріали що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв клопотань скарг або пропозицій зауважень . Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина що не стосуються його звернення. 4.8. Повторний прийом громадянина з питання яке вже розглядалося керівництвом Міністерства проводиться у разі коли питання порушене в першому обґрунтованому зверненні не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали з порушеного питання з'ясовуються причини що його викликали надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога. 4.9. Список громадян на особистий прийом до керівництва Міністерства із зазначенням прізвища імені по батькові змісту порушуваних питань подається відповідно Міністрові першому заступнику заступникам Міністра. 4.10. Під час проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства помічники Міністра першого заступника Міністра заступників Міністра або інші відповідальні за організацію прийому працівники заповнюють та підписують картку реєстрації прийому громадян додаток 3 до п. 2.6 . 4.11. На особистому прийомі громадян можуть бути присутні їх представники повноваження яких оформлені в установленому порядку та особи які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами. 4.12. У разі коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку встановленому законодавством для письмових звернень. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно за його бажанням . 4.13. З урахуванням рішення прийнятого під час особистого прийому опрацьовуються доручення структурним підрозділам Міністерства і подаються на розгляд відповідно Міністрові першому заступнику заступникам Міністра. 4.14. Відділ з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі щомісяця інформує про це керівництво Міністерства. 5. Відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян 5.1. Посадові особи які допустили порушення законодавства про звернення громадян несуть цивільну адміністративну або кримінальну відповідальність передбачену законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення. 5.2. Подання громадянином звернення яке містить наклеп і образи дискредитацію органів державної влади органів місцевого самоврядування об'єднань громадян та їхніх посадових осіб керівників та інших посадових осіб підприємств установ і організацій незалежно від форм власності заклики до розпалювання національної расової релігійної ворожнечі та інших протиправних дій тягнуть за собою відповідальність передбачену чинним законодавством. 6. Узагальнення аналіз письмових і усних звернень громадян та забезпечення контролю за їх розглядом 6.1. Письмові та усні звернення громадян а також критичні зауваження які в них містяться систематично але не менше одного разу на квартал узагальнюються й аналізуються структурними підрозділами Міністерства де вони розглядались з метою своєчасного виявлення причин що призводять до порушення прав і інтересів громадян вивчення громадської думки вдосконалення роботи Міністерства. Особливу увагу слід звернути на усунення причин які викликають повторні й колективні скарги а також спонукають громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади редакцій газет і журналів з питань які мають вирішуватися Міністерством. Підготовлені узагальнені аналітичні матеріали подаються відділу з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії. 6.2. За результатами узагальнення аналізу складається довідка огляд або інформаційний лист з конкретними пропозиціями керівництву Міністерства про подальше вдосконалення організації роботи зі зверненнями громадян. 6.3. Результати аналізу періодично розглядаються на засіданнях Колегії та апаратних нарадах Міністерства із заслуховуванням керівників структурних підрозділів. 6.4. Міністр здійснює контроль за роботою з питань звернень та прийому громадян особисто через своїх заступників керівників структурних підрозділів та відділ з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії. 6.5. Керівники структурних підрозділів Міністерства здійснюють безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством і цією Інструкцією порядку розгляду звернень. 6.6. Виконавці на підставі контрольних карток які вони мають та листування контролюють процес розгляду звернень і про результати доповідають відповідному керівникові. 6.7. При здійсненні контролю звертається увага на строки й повноту розгляду порушених питань об'єктивність перевірки звернень законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам. 6.8. Якщо взяте на контроль звернення не може бути вирішене в установлений термін то виконавець заздалегідь але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього терміну доповідає про це особі яка здійснює контроль і порушує питання про продовження терміну в межах установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження вказаних термінів своєчасно інформуються органи чи посадові особи яких слід про це сповіщати а у випадку коли одночасно продовжується термін розгляду самого звернення то й автори звернень. 6.9. Рішення про зняття звернень з контролю приймає Міністр. Попередні відповіді на звернення взяті під контроль не є підставою для зняття їх з контролю.   Директор Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії      О. П. Ситнік    Додаток 1 до п. 2.6  Лицьовий бік картки РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА Реєстраційний номер термін Прізвище ім'я по батькові Адреса Звідки отримано Дата надходження " " 200 р. Кількість сторінок основного документа арк. Додаток на арк. Резолюція керівництва Кому направлено для розгляду   Зворотний бік картки Результати виконання N дата кому Виконавець прізвище Підпис керівника підрозділу Справа N стор. N     Додаток 2 до п. 2.6  ЖУРНАЛ реєстрації пропозицій заяв і скарг громадян N з/п  Прізвище ім'я по батькові  N реєстрації дата надходження  Кому передано на розгляд  Термін виконання  Звідки направлено лист  Виконавець  Відмітка про виконання  1  2  3  4  5  6  7  8    Додаток 3 до п. 2.6  КАРТКА реєстрації прийому громадян керівництвом Міністерства регіонального розвитку та будівництва України 1. Прізвище ім'я по батькові громадянина України 2. Адреса чи місце роботи конт. тел. категорія соціальний стан заявника 3. Дата запису на прийом 4. Суть питання 5. Дата прийому 6. Прізвище ім'я по батькові керівника що здійснював прийом 7. Результати розгляду Надані доручення   Підпис працівника відповідального за організацію прийому  /Прізвище ініціали/    Додаток 4 до п. 2.12  Міністерство регіонального розвитку та будівництва України РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА Кореспондент  Адреса:  Дата надходження:  Строк виконання:  Реєстраційний індекс:     Звідки одержано:  Дата відправки індекс документа Від N   Виконавці:  Резолюція:  ВІДМІТКА ПРО ВИКОНАННЯ Дата документа 200 р. N за підписом на адресу   Додаток N 2 до наказу Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 22 травня 2007 р. N 19  ПОРЯДОК організації та проведення особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України 1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України далі - Міністерство . 2. Особистий прийом громадян керівництвом Міністерства проводиться в спеціально виділеній кімнаті або у службовому кабінеті в установлені графіком дні та години з 14.00 до 17.00. Прийом Героїв Радянського Союзу Героїв України Героїв Соціалістичної Праці інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово. 3. Вхід громадян до спеціально виділеної кімнати або до службового кабінету в Міністерстві у встановлені дні та години вільний після оформлення перепустки та пред'явлення документів що посвідчують особу. У разі непередбачених обставин громадяни зв'язуються з відповідальним за забезпечення прийому працівником Міністерства за відповідними телефонами. 4. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства публікується в "Інформаційному бюлетені Міністерства регіонального розвитку та будівництва України" розміщується на веб-сайті Міністерства та в фойє будівлі Міністерства в доступному для вільного огляду місці. 5. Попередній запис на особистий прийом до керівництва Міністерства проводиться в установлений графіком день прийому громадян з 10.00 до 13.00. 6. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва Міністерства з'ясовується прізвище ім'я по батькові місце проживання громадянина зміст порушеного питання до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення визначається структурний підрозділ Міністерства до компетенції якого належить питання вивчаються документи інші матеріали що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв клопотань скарг або пропозицій зауважень . Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина що не стосуються його звернення. 7. Під час проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства помічники Міністра першого заступника Міністра заступників Міністра або інші відповідальні за організацію прийому працівники заповнюють та підписують картку реєстрації прийому громадян додаток 3 до п. 2.6 Інструкції про порядок розгляду пропозицій заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України . 8. Повторний прийом громадянина з питання яке вже розглядалося керівництвом Міністерства проводиться у разі коли питання порушене в першому обґрунтованому зверненні не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали з порушеного питання з'ясовуються причини що його викликали надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога. 9. Список громадян на особистий прийом до керівництва Міністерства із зазначенням прізвища імені по батькові змісту порушуваних питань подається відповідно Міністру першому заступнику заступникам Міністра. 10. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники повноваження яких оформлені в установленому порядку та особи які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. 11. В разі коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку встановленому законодавством для письмових звернень. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно за його бажанням . 12. З урахуванням рішення прийнятого під час особистого прийому відповідними структурними підрозділами Міністерства опрацьовуються проекти доручень і подаються на розгляд відповідно Міністра першого заступника Міністра заступників Міністра. 13. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування об'єднаннях громадян на підприємствах в установах організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348. Контроль за виконанням доручень за зверненнями громадян покладається на помічників Міністра першого заступника Міністра працівників приймальних заступників Міністра. Інформацію про розгляд звернень прийнятих на особистих прийомах керівництвом Міністерства зазначені посадові особи надають щомісяця Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії. 14. Департамент із забезпечення діяльності Міністра та Колегії здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі щомісяця інформує про це керівництво Міністерства.   Директор Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії       О. П. Ситнік    Додаток N 3 до наказу Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 22 травня 2007 р. N 19  МІНІСТЕРСТВО РЕГІОНАЛЬНОГО РОЗВИТКУ ТА БУДІВНИЦТВА УКРАЇНИ Адреса для письмових звернень громадян: вул. Велика Житомирська 9 м. Київ 01025 Код: 8...044 Телефон для довідок за зверненнями громадян: 278-63-08 Факс: 278-83-90 E-mail: KOMITET@BUILD.GOV.UA Інтернет-адреса: http://www.minregionbud.gov.ua/ ОСОБИСТИЙ ПРИЙОМ ГРОМАДЯН N з/п  Посада керівника органу виконавчої влади його заступників  Дні та години прийому  Місце прийому  N телефону керівника  Яким документом затверджено графік прийому  Де та як оприлюднюється інформація  1.  ЯЦУБА Володимир Григорович - Міністр  Перший четвер місяця з 14-00 до 17-00  вул. Велика Житомирська 9 к. 403  284-05-11 511  Затверджений наказом Міністерства від 22.05.2007 N 19  Графік особистого прийому громадян оприлюднено на веб-сайті та у вестибюлі Міністерства  2.  СОРОКА Микола Петрович - перший заступник Міністра  Другий четвер місяця з 14-00 до 17-00  вул. Велика Житомирська 9 к. 311  284-05-12 512  Затверджений наказом Міністерства від 22.05.2007 N 19  Графік особистого прийому громадян оприлюднено на веб-сайті та у вестибюлі Міністерства  3.  СОЛОВКОВ Юрій Петрович - заступник Міністра  Третій четвер місяця з 14-00 до 17-00  вул. Велика Житомирська 9 к. 302  284-05-13 513  Затверджений наказом Міністерства від 22.05.2007 N 19  Графік особистого прийому громадян оприлюднено на веб-сайті та у вестибюлі Міністерства  4.  БЕРКУТА Анатолій Всеволодович - заступник Міністра  Четвертий четвер місяця з 14-00 до 17-00  вул. Велика Житомирська 9 к. 211  284-05-14 514  Затверджений наказом Міністерства від 22.05.2007 N 19  Графік особистого прийому громадян оприлюднено на веб-сайті та у вестибюлі Міністерства  5.  КУЖЕЛЬ Олександра Володимирівна - заступник Міністра  Перший четвер місяця з 14-00 до 17-00  вул. Велика Житомирська 9 к. 116  284-05-15 515  Затверджений наказом Міністерства від 22.05.2007 N 19  Графік особистого прийому громадян оприлюднено на веб-сайті та у вестибюлі Міністерства  6.  - заступник Міністра  Другий четвер місяця з 14-00 до 17-00  вул. Велика Житомирська 9     Затверджений наказом Міністерства від 22.05.2007 N 19  Графік особистого прийому громадян оприлюднено на веб-сайті та у вестибюлі Міністерства    Директор Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії       О. Ситнік  МІНІСТЕРСТВО РЕГІОНАЛЬНОГО РОЗВИТКУ ТА БУДІВНИЦТВА УКРАЇНИ НАКАЗ від 22 травня 2007 року N 19 Про затвердження Інструкції про порядок розгляду пропозицій заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України Порядку організації та проведення особистого прийому громадян та графіка особистого прийому громадян керівництвом Міністерства На виконання Закону України від 2 жовтня 1996 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян" Указів Президента України від 13 серпня 2002 р. N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та від 14 квітня 2004 року N 434/2004 "Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів" постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади місцевого самоврядування об'єднаннях громадян на підприємствах в установах організаціях незалежно від форм власності в засобах масової інформації" та з метою поліпшення роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті Міністерства регіонального розвитку та будівництва України наказую: 1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду пропозицій заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України Порядок організації та проведення особистого прийому громадян та графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства додаються . 2. Встановити що в разі потреби зміни до графіка особистого прийому громадян керівництвом Міністерства за погодженням з Міністром вносить перший заступник Міністра Сорока М. П. 3. Департаменту організаційно-господарського забезпечення та використання майна Рюмшин С. М. спільно з Фінансово-економічним департаментом забезпечити обладнання окремого приміщення та створення необхідних організаційних і матеріально-технічних умов для проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства. 4. Першому заступнику заступникам Міністра керівникам структурних підрозділів Інструкцію про порядок розгляду пропозицій заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України Порядок організації та проведення особистого прийому громадян та графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства взяти до неухильного виконання та керівництва в роботі. 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника заступників Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.   Міністр  В. Яцуба